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Controle de estoque: tudo que você precisa saber

Produtos parados sem venda, preço dos insumos oscilando e afetando na sua margem de lucro, compras emergenciais. Esses são alguns dos problemas mais comuns em um comércio, os quais são gravemente afetados pela falta de gestão de estoque.

 

Tanto estoque parado quanto faltando significa impacto financeiro. Entenda neste post tudo que você precisa saber para ter uma gestão de estoque eficiente e que não dá prejuízo.

Desmistificando o conceito de estoque

Na sua opinião, um estoque cheio é bom ou ruim? Independe se estamos falando de insumos ou produtos para venda, estocar grandes quantidades de itens não é uma boa estratégia por causa de três grandes motivos:

 

  1. Risco de descarte por prazo de validade: se você trabalha com bens perecíveis, ter grandes quantidades estocadas pode aumentar as chances de descarte, se os itens não forem usados a tempo
  2. Aumento de custo operacional: ao dedicar mão de obra para gerar produtos, você deixa de direcionar energia em outras áreas importantes e mais prioritárias
  3. Excesso de controle e processos: conforme o estoque aumenta, aumentam junto a necessidade de controle, processos e pessoas envolvidas, gerando mais complexidade para a sua operação

“Significa que eu preciso zerar meu estoque?”

 

Não. Significa que, um estoque que não gera prejuízo é aquele que não deixa faltar, nem sobrar: ele possui apenas o necessário. Para isso, é fundamental que se tenha um planejamento de estoque.

O que é planejamento de estoque?

É o gerenciamento da quantidade e fluxo de mercadorias disponíveis para uso. Abrange as atividades de planejamento, organização e controle do fluxo de materiais na empresa, partindo desde a entrada de mercadorias até a entrega/distribuição.

 

Empresas que trabalham com produtos – seja para produção própria ou revenda – o planejamento de estoque afeta diretamente na margem de lucro.

Como realizar o planejamento de estoque

Existem diversas formas de realizar o planejamento, da mais simples à mais avançada. O que definirá será o tamanho da sua operação, seu critério de controle, seu fluxo de caixa, dentre outros critérios.

 

Para isso, existem diversas ferramentas que podem te auxiliar nesse processo:

1. Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair (PEPS)

É um método de gestão de estoque, em que o primeiro item que entra no estoque deve ser o primeiro devem ser os primeiros a serem consumidos. Esse método é imprescindível para empresas que possuem produtos perecíveis, por exemplo. Nesse caso, o preço de custo é baseado em cada unidade (ao invés da média de todas elas), o que torna possível diferenciar ainda mais o preço de venda.

2. Último a Entrar, Primeiro a Sair (UEPS)

Ao contrário do PEPS, o produto que sai primeiro do estoque foi o último a entrar. Neste caso, o valor do estoque é calculado com base no preço dos produtos mais novos, evitando com que a precificação seja afetada com a oscilação dos preços.

3. Custo médio

Consiste em renovar os valores de estoque à medida que chegam novos produtos, através de uma média móvel.

4. Just In Time (JIT)

Este método muito utilizado em indústrias e ambientes de alta produtividade, consiste em reduzir o estoque ao máximo. A vantagem deste modelo está na ultra redução de custos operacionais e de ocupação, porém requer uma gestão rigorosa para não gerar risco à empresa.

5. Curva ABC

Esse método leva em consideração três fatores: giro de estoque, faturamento e lucratividade. A partir disso, é realizado uma categorização dos produtos nos critérios A, B e C. Sendo: 

  • Categoria A: 20% dos itens que representam 80% do custo 
  • Categoria B: 30% dos itens que representam15% do custo 
  • Categoria c: 50% dos itens que representam 5% do custo 

Com esses dados em mãos, é possível identificar mais produtos são mais críticos e prioritários e quais não são.

Como começar o seu controle de estoque

1. Avalie os seus dados

O primeiro passo é entender qual o seu fluxo de caixa, sua previsão de receitas e despesas e seu fluxo de venda durante o mês. Essa análise de dados financeiros é crucial para definir um planejamento eficiente, porque:

  • Mapeia as oportunidades de compra junto a fornecedores com melhor preço ou condições de pagamento
  • Identifica quais itens devem estar em estoque, quando e em quais quantidades

 

Por isso reforçamos a necessidade de se ter especialistas financeiros gerindo a rotina financeira para garantir todo volume de dados necessário para a tomada de decisão.

2. Defina um responsável

Converse com sua equipe e nomeie um responsável por gerir o estoque da sua empresa. Essa pessoa será responsável por realizar o inventário, controlar diariamente as entradas e saídas de itens e, também, por informar quanto a necessidade de compra.

3. Inventário

Realize uma contagem física inicial de todos os itens disponíveis, registre essa informação e crie uma identificação para ele dentro do estoque. Catalogar todos os itens vai possibilitar a gestão visual de estoque.

4. Controle

Nunca deixe o estoque fora de controle. É extremamente importante para todas as empresas que desejam reduzir custos e enxergar oportunidades de melhoria, que seus estoques estejam devidamente catalogados, identificados e atualizados. Assim, você reduz as chances de imprevistos e até de perda de vendas por falta de produtos ou insumos.

O papel do financeiro no controle de estoque

O fluxo de caixa e contas a pagar em dia são aliados no controle de estoque. Sempre garanta sua rotina financeira de forma rigorosa. O objetivo é sempre manter a empresa com resultados positivos e lucro financeiro, para garantir previsões otimistas de crescimento. Por isso, é importante organizar todos os dados e bens da empresa, a fim de que nada fique de fora e possa causar prejuízo.