Como reduzir custos: um manual para todas as empresas
Um dos maiores desafios dos empreendedores é a redução de custos e isso fica ainda mais complicado quando se tem uma pequena empresa.
Não importa o porte ou o potencial do seu negócio: eventualmente você vai se deparar com uma situação financeira que exigirá corte de gastos para atingir um objetivo maior. Com o mercado cada dia mais competitivo, a sobrevivência o negócio depende de uma gestão de recursos eficaz e sem impactar negativamente na operação?
Antes de começar a falar sobre redução de custos, você sabe quais são todos eles? Você saberia nos dizer agora com precisão quais foram os 3 maiores grupos de despesas nos últimos 3 meses? Se a resposta for sim, identificar oportunidades de redução não será uma tarefa difícil. Agora, se a resposta for não, temos que começar uma força-tarefa agora mesmo e organizar a casa antes de tudo.
Conhecer antes de cortar
Como vimos acima, é obrigatório que o gestor ou dono do negócio conheça para onde o dinheiro está indo. Isso só é possível quando fazemos o fluxo de caixa de forma correta e constante. Com as contas a pagar e a receber sob controle, você terá dados valiosos a sua disposição, sendo fortes indicadores de oportunidades.
Objetivos claros
Para realizar a melhor gestão de custos, é necessário fazer adaptações, avaliar e implementar melhorias de acordo com o cenário e objetivos do negócio. Ao contrário, não é possível dimensionar o foco necessário para reduzir e nem quais resultados esperados. Isso pode gerar uma perda de tempo e energia do dono do negócio, que poderia ser melhor aproveitado em outras estratégias.
Portanto, entender o “porquê” é essencial para chegar no “como”.
Negocie em quantidade
Verifique com seus fornecedores se há a possibilidade de descontos em grandes aquisições. Se você tem um bom plano de vendas, não tenha medo de comprar material para um período maior de tempo.
Nessas horas, se você tiver a chance de investir em uma empresa de gestão financeira, dados como: rotatividade de estoque são essenciais para prever a quantidade necessária a comprar.
Outra alternativa é negociar um melhor valor para pagamento à vista, se você tiver capital de giro.
Custos fixos e variáveis
Entenda que existe uma diferença nos tipos de custo a se reduzir: custos fixos independem da quantidade de vendas que você faz, enquanto os variáveis existem e dependem da quantidade vendida. Se você trabalha com vendas em larga escala (em quantidade), vale a pena olhar para seus custos variáveis com mais atenção, pois toda redução será significativa. Já para empresas que possuem menor volume de vendas e maior valor unitário, especialmente prestadores de serviço, preste atenção nos variáveis.
Avalie o que é essencial
Quando começamos a empreender costumamos pensar que existem vários investimentos necessários (e altos) a se fazer para poder operar com qualidade. A verdade é que, para realmente começar, o necessário é o mínimo possível que você pode fazer e que, de fato, entregue valor ao seu cliente (também conhecido como MVP). Avalie se existem gastos não essenciais no seu negócio.
Confira alguns gastos não essenciais e como substituí-los:
- Salas comerciais → home office
- Equipamentos novos → usados e/ou alugados
- Papelaria e materiais gráficos personalizados → materiais virtuais
- Softwares pagos → softwares gratuitos e de uso livre
- Pacote de internet mais completo → pacote essencial para as operações
Cuidado com estoques
Desperdícios e descartes de materiais vencidos ou inutilizáveis representam prejuízo e, consequentemente, aumento dos custos operacionais. Para isso, é necessário conhecer o seu giro de estoque: quais materiais você precisa e quando. Outro ponto de atenção: revise a forma de armazenagem para não haver perdas.
Uma gestão financeira especialista atrelado a um bom sistema de gestão te disponibilizarão rapidamente todos os dados sobre o giro dos produtos, tempo médio de permanência em estoque e nível de estoque.
Terceirize ao invés de contratar
Na grande maioria dos casos, terceirizar serviços internos requer menor investimento quando comparado à contratações (ainda mais quando falamos de CLT). Com baixos valores, serviços terceirizados tendem a ser mais especializados e experientes que as pessoas do mercado de trabalho.
Alguns exemplos de serviços 100% terceirizáveis:
- Contabilidade
- Financeiro
- Marketing
- Cobrança
- Jurídico
- TI
Taxas, tarifas e juros
Busque sempre eliminar todo tipo de taxas, juros e quaisquer acréscimos financeiros na sua empresa. Opte por bancos com menores tarifas conforme a sua necessidade (e não só porque é mais barato). Se você precisa emitir muitos boletos, por exemplo, não adianta de nada a conta ser gratuita e o serviço ser caro. Priorize o que é mais importante.
Outro ponto de atenção é nos pagamentos em atraso, acarretando em juros e multa. Com uma rotina diária de fluxo de caixa, se previna de pagar em atraso. Se você possuir capital de giro, é possível melhorar ainda mais esse cenário negociando descontos para adiantar pagamentos.
Quais os maiores ganhos ao se reduzir custos:
Primeiramente, eliminar todo e qualquer tipo de desperdício contribui para o processo de crescimento e saúde financeira da sua empresa.
Se sua empresa tem altos custos de produção, certamente oferecerá seus produto/serviço com valor maior. Quando se conhece bem a sua estrutura de contas a pagar, você identifica com facilidade os desperdícios e atua na redução. Essa é uma ótima forma de gerar lucro sem alterar a precificação.
Quem nunca criou uma promoção e teve prejuízo, que atire o primeiro boleto. Reduzir custos, quando feito da forma como mostramos acima, te permitem criar ações promocionais que não impactam negativamente no seu caixa e atraem muitos novos clientes para sua empresa.
Conclusão
Podemos ver que, quando a situação fica apertada e precisamos cortar custos, percebemos que a gestão financeira eficiente faz muita falta. Afinal de contas, não estaríamos passando sufoco e já teríamos a resposta antes de existir a necessidade emergente. Se você é um empreendedor, se preocupa com o futuro da sua empresa e não quer passar esse tipo de sufoco, te convidamos a entrar em contato conosco e entender como podemos te ajudar desde agora.